Kommunikationspolicy

Klubben och dess eldsjälar anordnar ett stort antal aktiviteter och hanterar en hel del information som ska nå medlemmarna på ett så effektivt sätt som möjligt. It-ansvarig har tillsammans med programansvarig  det övergripande ansvaret för kommunikation till medlemmar och planlägger kommunikation kring ex. klubbens aktiviteter. Klubben har flera sätt att nå sina medlemmar:

  • Klubbens hemsida
  • Fördelardosan
  • ePost
  • SMS
  • Facebook – HFV
  • Facebook – Bilträffar i Halland

För att hålla ordning på vilken information som förmedlas var den publiceras har styrelsen tagit fram en kommunikationspolicy.

Klubbens hemsida

Används för tämligen statisk information. Medlemmarna skall känna igen sig när de kommer dit. Det sker samtidigt ingen avisering av inlägg, så medlemmen förväntas aktivt att gå till sidan. Sidan kommer därför att användas till

  • Information om klubb, medlemskap, roller, policys och annan information som är behjälplig baserat på medlemmens behov
  • Kalendarie, där alla våra aktiviteter ligger med den information som behövs för att kunna planera och delta i aktiviteterna
  • Information som är intressant och lite mer flyktig, men som vi kan hänvisa till från anda källor, exempelvis från mail och Facebook. Ett bra exempel på detta är Västkustrallyt, där alla information om rallyt ligger statiskt samlad på hemsidan medan den är aktuell.
  • Inlägg, framför allt som berör klubbens alla medlemmar
  • Formulär för anmälan och informationsinsamling

Fördelardosan

Tidningen kommer bara ut ett antal gånger om året, och har dessutom en pressläggningstid. Den når däremot alla medlemmar oavsett om de är datavana eller har en epostadress. Tidningen används för mindre tidskritisk information, samt inbjudningar som passar pressläggning. Exempel på inlägg i tidningen är:

  • Intressanta artiklar
  • Reportage från klubbens aktiviteter
  • Information från olika roller i klubben
  • Annan information med lägre aktualitetsgrad
  • Information som måste nå alla medlemmar
  • Aktivitetskalender baserad på webbens kalender
  • Statisk information om kontaktvägar m.m.
  • Annonser om aktiviteter som genomförs inom loppet fram till nästa Fördelardosa
  • Annonser från medlemmar om försäljning av fordon och fordonsdelar

ePost

Epost når inte alla medlemmar, men väl 80-90%. Epost är snabbt och kan nå många medlemmar inom loppet av några timmar. För att inte SPAMMA medlemmarna samordnas utskick med information från flera källor. Som ett riktmärke bör utskick inte ske oftare än var 14e dag.

It-ansvarig säkerställer tillsammans med programansvarig att informationen samordnas på ett effektivt sätt. Epost används framför allt för att

  • Säkerställa att information når ut till så många medlemmar som möjligt (ofta med länkar till hemsida)
  • Påminna om aktiviteter 1-2 veckor före aktiviteten med länkar till hemsidan
  • Påminnelser via epost görs max en gång per event, förutom för Västkustrallyt som är årets höjdpunkt, och där marginalanmälningar säkrar ekonomin kring aktiviteten.

SMS

Använd på samma sätt som epost. Framför allt som ett komplement. Det kommer även sannolikt att användas för att skicka ut medlemsbevis som kan används exempelvis för rabatter hos våra partners.

Facebook Hallands Fordons Veteraner Grupp

Facebook innehåller en aviseringsfunktion, vilket innebär att medlemmar i Facebook får information när det kommer nya inlägg. Även medlemmar kan lägga upp inlägg, vilket gör funktionen väldigt dynamisk. Facebook används för information från klubben och för annonsering av alla våra aktiviteter. En medlem kan lägga upp ett förslag på en träff ena dagen och genomföra den nästa. Gruppen innehåller idag över 1000 medlemmar, så många av medlemmarna i gruppen är inte medlemmar i föreningen. Det gör den till ett utmärkt media för att värva nya medlemmar. Med Facebook bygger vi en levande community. HFV Facebook används framför allt för att:

  • Låta medlemmar lägga in inlägg för att kommunicera med varandra och berätta om aktiviteter m.m.
  • Påminna om aktiviteter 1-2 veckor före aktiviteten
  • Spontana inlägg från styrelsen som man vill nå ut snabbt med (ex. glad midsommar)
  • Marknadsföra klubben för att ge fler medlemmar
  • Korta reportage från aktivitet, undvik dock att konkurrera med Fördelardosan.

Facebook Bilträffar Halland

På Facebook finns en grupp där alla som har en bilträff i Halland kan annonsera den. Gruppen växer snabbt och har 1000-talet medlemmar. Gruppens syfte är att

  • Ge alla arrangörer av aktiviteter i Halland en plats att annonsera träffar för fordonsintresserade
  • Ge alla fordonsintresserade en plats där man kan se vad som pågår i länet
  • annonsera HFV event som är öppna (ex. Västkustrallyt)
  • Annonsera HFV event som är slutna för deltagare, men öppna för åskådare – exempelvis Laholms Torg.
  • Marknadsföra klubben för att ge fler medlemmar
  • Sidan gör också att vi inte behöver underhålla information från andra fordonsträffar i länet, utan det kan arrangörerna själva göra.