Klubben är helt beroende av att eldsjälar ordnar aktiviteter. Samtidigt är det viktigt att alla vet som gäller och att informationen om aktiviteten (ex. plats, datum tid, m.m.) når ut på ett korrekt sätt. Det görs genom att ett formulär på klubbens hemsida fylls i med den information som behövs för att publicera aktiviteten i alla klubbens kanaler. Innehållet i formuläret skickas till arrangör, programansvarig, fördelardosan och IT-ansvarig.
- Ny aktivitet anmäls via formulär på hemsidan med hjälp av programansvarig (inklusive ev. budget)
- Om klubben förväntas bidra med medel, så hör arrangören av sig i god tid till programansvarig med en budget för eventet. Aktiviteten annonseras först när budgeten godkänts av styrelsen. Budget godkänns för varje aktivitet separat.
- Arrangör säkerställer att det finns person utsedd som skriver reportage om aktiviteten i Fördelardosan
- Klubben kan hjälpa arrangören med att ta fram ett formulär som publiceras på hemsidan för anmälningar och inbetalningar (lista med anmälda skickas till arrangör)
- Aktiviteter bör ha fokus på fordonsorienterade aktiviteter med medlemmarnas fordon
- Kostnader och utlägg redovisas till ekonomi@hallandsfordonsveteraner.com inklusive deltagarlista
- Fakturor skickas till ekonomi@hallandsfordonsveteraner.com och märks med aktivitetens namn
- Arrangören har rätt till medlemslista för att säkerställa att deltagare är klubbmedlemmar.
- Medlemslista får endast användas för att kontakta deltagare på aktiviteten och säkerställa att deltagare är medlemmar i klubben
- Utgångsläget skall vara att både arrangörer och deltagare ska vara medlemmar i HFV när bidrag från klubben ges.
- Klubben informerar om och påminner om aktiviteter på det sätt som klubben finner lämpligt enligt klubbens kommunikationspolicy.